Google Apps pentru ONG-uri

Reduceți costurile IT și ajutați-vă colegii și voluntarii să colaboreze mai eficient. Participați la primul webinar despre Google Apps pentru ONG-uri și aflați totul despre cum puteți fi mai eficienți online.

Urmărește webinarul pe canalul nostru de Youtube AICI

Google e foarte cunoscut pentru motorul de căutare. Ce nu știe toată lumea e că în spatele motorului de căutare și a tuturor serviciilor Google se află o infrastructură foarte complexă formată din centre de date.

Centrele de date sunt răspândite peste tot în lume, iar suita de aplicații Google Apps funcționează din aceste centre de date simultan. Cu alte cuvinte, în funcție de zona geografică în care vă aflați vi se servesc datele de pe centrul de date cel mai apropiat.

Google Apps face parte din oferta Google for Work alături de Google Apps for Work, Google Apps for Education și Google Apps for Nonprofit. Diferențele dintre ele sunt de licențiere, dar și la nivel de funcționalități.

Google oferă suport tehnic 24/7, ceea ce înseamnă că odată ce ați trecut la Google Apps beneficiați de suport permanent. De asemenea, în Google Apps puteți gestiona utilizatorii, serviciile și dispozitivele (atât mobile cât și, de exemplu, Chromebook). Managementul dispozitivelor mobile presupune că puteți controla atât aplicațiile instalate pe dispozitivele mobile cât și ce se întâmplă la nivel de securitate a acestora.

Principiile care stau la baza Google Apps for Nonprofit

  • Conectare – Google pune la dispoziție o serie de unlete care încurajează lucrul în comun. Acesta e un element central al aplicațiilor Google, fie că vorbim de directoare/documente/prezentări etc, absolut totul poate fi partajat cu alți utilizatori astfel încât să se poată lucra în comun;
  • Vizualizare – Tot ceea ce se lucrează poate fi setat pentru vizualizarea pe diverse platforme (ex: Google+);
  • Creare – Se permite crearea de proiecte – puteți crea un mini-site cu ajutorul Google Sites, iar acolo să gestionați un proiect;
  • Căutare – Totul are integrat funcția de căutare a Google și algoritmii acestuia. Cu alte cuvinte toate produsele au acest modul de căutare;
  • Accesare – Există și un browser dedicat (Chrome). Este recomandat ca atunci când se folosesc produse Google să se folosească browserul Chrome pentru că asta înseamnă că va exista un grad de compatibilitate foarte mare.

Tendințele pieței când vine vorba de lucru la birou

  • Nevoie sporită de lucru cu furnizorii externi;
  • Nevoie sporită de lucru în locațiile beneficiarilor;
  • Există un număr tot mai mare de angajați care folosesc smartphone-ul în interes de serviciu;
  • Există un număr tot mai mare de angajați care folosesc tableta în interes de serviciu.

Toate acestea au legătură cu anumite obiective:

  • Expansiune geografică;
  • Inovare de produs;
  • Creșterea ponderii pe piață;
  • Diversificarea activității.

Google Apps oferă utilizatorilor:

  • Acces la munca lor de oriunde;
  • Posibilitatea de a colabora cu diverși alți utilizatori într-un ritm cât mai rapid;
  • Comunicare în timp real;
  • Partajare interdepartamentală;
  • Indiferent de dispozitivul folosit, munca efectuată se vede aproximativ la fel pe toate – interfața scalează în mod automat și e user friendly indiferent de dispozitiv.

Google Apps – secțiuni

Panoul de bază

Aici sunt afișate generic capitolele din Google Apps. Acestea sunt la fel cam în toate tipurile de licențiere.

Rubrica de utilizatori

  • Se pot adăuga și gestiona toți utilizatorii pe care îi avem configurați pe domeniu;
  • Se pot vedea organizațiile pe care le avem configurate la nivel de domeniu. Se pot adăuga alte sub-organizații sau putem să edităm organizația principală;
  • Se pot adăuga mai multe tipuri de sub-organizații (departamente). În aceste sub-organizații se pot crea anumiți utilizatori pentru fiecare;
  • Există posibilitatea de a trimite un mail  ca să avertizăm un anume utilizator că acel cont a fost creat sau să-i transmitem noi parola.

Dacă nu găsiți un anume cont de utilizator creat, cel mai simplu e este să folosiți funcția de Search. Odată intrați pe pagina contactului, există mai multe opțiuni ca resetarea parolei contului sau mutarea utilizatorului într-un alt departament/organizație pe care o deținem în serviciul Google. Această mutare se poate face și din panoul Users, în momentul în suntem pe pagina pe care sunt listați utilizatorii dintr-un anume departament/organizație – se bifează contactul pe care ne dorim să-l mutăm, apoi dăm „add to organization”.

Suborganizațiile sunt utile pentru că, dacă mergeți pe serviciile de bază Google Apps, puteți configura serviciile Google în funcție de departament (ex: unele departamente pot avea acces la unele servicii și la altele nu, dacă ne dorim asta).

Company profile

Pagină dedicată setărilor generale. De aici se pot stabili:

  • Limba implicită pentru toți utilizatorii;
  • Time zone-urile (trebuie setată corect pentru că în momentul în care folosim Google Calendar ne va seta direct pe ora GMT);
  • Diferite opțiuni de activare rapidă ale diverselor funcționalități Google;
  • Se pot adăuga manual noi produse Google.

Billing

Arată ce tip de licență e configurată pe domeniul respectiv.

Security

Managementul politicilor de securitate:

  • Managementul parolelor (câte caractere minim să aibă parola conturilor etc.);
  • Setarea de activare a two-step verification, obligatoriu sau nu pentru fiecare departament și/sau organizație pe care o dorim. Când dăm enable acestei opțiuni trebuie obligatoriu să ne asigurăm că utilizatorii au deja un număr de telefon asociat contului lor, altfel vor rămâne „blocați pe dinafară” pentru că nu vor putea primi codul necesar autentificării în doi pași prin SMS;
  • Monitorizare de parole – putem vedea cine respectă partea legată de complexitatea parolei (indicatori despre câte caractere are parola și complexitate);

Reports

  • Sistem care permite monitorizarea modului în care Google Apps e folosit la nivel de domeniu, dar și pentru setarea unor alerte (ex: alerte pentru acces neautorizat etc.)
  • Cuprinde diferite tipuri de rapoarte agregate cu privire la serviciile utilizate de organizație.
  • Există o secțiune de alerte care include o serie de alerte preconfigurate care ajută administratorul să-și dea seama când pot apărea probleme (ex: când se face sau se încearcă o autentificare neautorizată se trimite o alertă administratorului, dar și utilizatorului). Aceste alerte se pot primi pentru diferse tipuri de servicii, iar administratorul poate seta oricând și alți utilizatori să le primească.

Apps

  • Aici sunt centralizate toate aplicațiile (de bază sau adiacente).

Aplicațiile de bază – Contacts, Drive, Gmail, Calendar, Vault.

Google Vault e un serviciu care face retenția mesajelor. Poate exista o suborganizație/departament ale căror utilizatori să aibă un blocaj pe adresele de e-mail și pe Drive – adică indiferent dacă ei șterg sau nu accidental e-mailuri sau fișiere – acestea nu sunt șterse, de fapt. Sunt marcate ca șterse, dar întotdeauna administratorul va avea acces la ele.

Device Management

  • Mangementul dispozitivelor (tabletă, smartphone) și a Chromebook-ului;
  • Aici există setări care vă permit inclusiv ștergerea de la distanță a datelor de pe un anume dispozitiv.

Support

  • Suport tehnic

Migration

  • Ajută la migrarea de pe alte tipuri de conturi – fie Gmail, fie alte tipuri de conturi (Square Mail etc.), astfel încât în momentul în care vă autentificați pe Google Apps să aveți deja vechile mesaje.

Groups

  • Liste de mail car pot fi utilizate atât pentru transmiterea de mesaje pentru mai mulți utilizatori, dar și din rațiuni de partajare (ex: toți utilizatorii dintr-o listă vor avea acces la un anume document etc.;
  • Aici se pot crea grupuri de utilizatori. În funcție de setări, grupurile se actualizează automat.

Admin

  • Aici se configurează conturile de administrare – se pot atribui anumite roluri celorlaltor utilizatori;

Domains

  • Face gestiunea domeniilor oraganizației. În foarte multe cazuri o organizație poate dispune de mai multe domenii. Toate pot fi centralizate aici și activate fie ca alias sau ca domeniu separat.

Alias –  Toate conturile vor primi ca extensie acel nou domeniu de alias (ex: altdomeniu.orice). Cineva care vrea să scrie pe adresa utilizator@numeleorganizației.ro poate scrie și pe utilizator@altdomeniu.orice, iar utilizatorul va primi mesajul respectiv pe adresa lui de e-mail principală, la fel ca în mod obișnuit. Aliasul poate fi folosit și în diverse alte moduri – dacă nu vreau să-mi creez o adresă office, pot să pun un alias pe adresa office, iar mesajele să-mi vină pe contul personal

Domeniu separat –  E folosit în momentul când vreau să manageriez distinct tipurile de utilizatori. De exemplu, dacă am o organizație care lucrează pe două proiecte și vreau ca fiecare proiect să aibă un domeniu diferit, se adaugă acel domeniu diferit în această secțiune Domains.

App Engine Apps

  • Construirea de aplicații custom cu ajutorul platformei Google Cloud Platform.

Marketplace Apps

  • Aplicații dezvoltate de terți care ne-ar putea fi utile. Aceste aplicații se activează din câteva click-uri și devin disponibile pentru toți utilizatorii sau doar pentru o parte din ei, după dorință.

De asemenea, în afară de serviciile Apps, mai există și servicii adiționale de la Google. Blogger, Google Plus, Google Photos, Youtube etc. Practic, toate aceste servicii pot fi accesate în mod organizat, folosind un cont autorizat al companiei.

Marketplace Apps

  • Aplicații dezvoltate de terți care ne-ar putea fi utile;
  • Aceste aplicații se activează din câteva click-uri și devin disponibile pentru toți utilizatorii sau doar pentru o parte din ei, după dorință.

Înscrie-te în Programul TechSoup pentru a beneficia de Google Apps pentru ONG-uri.

MĂ ÎNSCRIU

Prezentarea completă și înregistrarea webinarului:

Trainer

  • Atlas Networking

    Stefan Apăteanu

    Ștefan-Adrian Apateanu este fondatorul Atlas Networking și Google Top Contributor. A dezvoltat programe care ajută organizațiile non-profit, dar și companiile și instituțiile educaționale să migreze la Google Apps.