Primii pasi in G Suite for Nonprofits: 21 idei de productivitate pentru ONG-uri

Ce produse Google include G Suite for Nonprofits? În ce arii ale activității unei organizații poți utiliza aceste produse? Cum folosești G Suite pentru a lucra în timp real cu colegii tăi, indiferent în ce parte a țării sau a lumii sunt situați?

Pe 6 iulie 2017, participanții la webinar au descoperit ce le oferă G Suite și cum pot folosi mai bine suita pentru activitatea din organizația lor de la Ana Sipciu, Google România.

  • G Suite pentru organizații nonprofit
  • cum te ajută G Suite să economisești timp
  • cum folosesc alte organizații G Suite

Urmărește înregistrarea webinarului pe canalul nostru de Youtube AICI

Prezentare completă:

 

Productivitatea este esențială într-o lume în care e nevoie de rezultate rapide, obținute în cel mai scurt timp posibil, deci organizațiile ar trebui să poată lucra la viteză maximă. Cele mai importante lucruri care fac o companie să meargă înainte sunt legăturile între oameni, discuțiile, dialogul și colaborarea. De altfel, ideile creative își au originea în dialog și în comunicare, iar ele pot duce la o viteză mai mare în atingerea rezultatelor dorite.

G Suite pentru organizații nonprofit este o suită integrată de productivitate pe care Google o pune gratuit la dispoziția ONG-urilor. Aceasta conține unelte pentru comunicare, colaborare online și pentru stocarea informației în cloud. În plus, un singur cont poate fi folosit pentru toate uneltele, iar G Suite este o suită disponibilă direct în browser (și pe desktop și pe mobil) fără să fie nevoie de instalarea unor programe suplimentare (oricine are un calculator cu browser și conexiune la internet poate accesa G Suite).

Gmail

Sistemul de e-mail oferit de Google are multiple funcționalități care să maximizeze eficiența atunci când se navighează prin mesaje. E-mail-urilor le pot fi atribuite etichete sau steluțe pe care apoi utilizatorii le pot folosi ca filtre ca vadă doar mesajele care îi interesează și să ajungă mai repede la ceea ce este relevant pentru ei. În plus, opțiunea de chat Hangouts permite contactarea rapidă (prin text, apeluri audio sau video) a altor utilizatori.

Alte opțiuni utile pentru maximizarea productivității în Gmail ar fi răspunsurile predefinite (permit trimiterea de răspunsuri automate către anumiți destinatari) și grupurile (permit trimiterea unui singur e-mail către adresa unui grup mai mare de utilizatori, astfel încât fiecare dintre membrii să-l poată primi).

Google Hangouts

Acest serviciu este o platformă de comunicare prin text (chat), apeluri voce sau video. Pentru a folosi Hangouts tot ce este necesar e un calculator sau un telefon/tabletă care să fie dotat cu cameră web (sau frontală, în cazul telefoanelor/tabletelor) și microfon.

Pe lângă conversațiile cu anumiți utilizatori, din Hangouts se pot realiza și „întâlniri live” (prin Hangouts on Air) care să fie vizibile tuturor prin accesarea unui link. Astfel, se pot organiza traininguri sau webinarii la care pot participa mai mulți utilizatori.

Google Calendar

Google Calendar permite vizualizarea pe săptămâni, luni sau zile a evenimentelor programate. În organizarea calendarului se pot folosi evenimente recurente (zilnice, lunare etc.) setate de utilizator sau culori pentru a putea urmări mai ușor anumite evenimente, în funcție de importanță. Accesul la calendare este liber pentru utilizatorii organizației, astfel că fiecare poate ști în orice moment care este programul celorlalți. De asemenea, se pot seta evenimente private (marcate prin pictograma unui lacăt) astfel încât ele să nu poată fi vizualizate de alți colegi din organizație, ci doar de utilizatorul căruia îi aparține contul.

În Google Calendar se pot adăuga și calendare suplimentare care, spre exemplu, să centralizeze toate evenimentele de interes pentru organizație pe o anumită perioadă. Tot din această secțiune se poate seta un nume pentru acest nou calendar, locul de desfășurare, vizibilitate și alte detalii.

Setarea evenimentelor se face personalizat prin setarea datei, orei, locului, participanților (invitațior). De asemenea, în cazul evenimentelor cu mulți participanți, se poate folosi și opțiunea „găsiți o oră” care va seta ora evenimentului astfel încât toți invitații să fie disponibili (în funcție de datele publice ale calendarelor lor).

În plus, utilizatorul poate seta și o scurtă descriere, o culoare pentru acest evenimentul creat, vizibilitatea și trimiterea unei notificări către toți participanții. Dacă doresc, cei care inițiază întâlnirea pot și să trimită împreună cu invitația și un fișier relevant pentru ceilalți participanți. La final, utilizatorii care inițiază întâlnirea pot să aleagă pe care dintre calendare (dacă ele sunt mai multe) să apară aceasta sau, de exemplu, sala pe care să o rezerve.

În cadrul Google Calendar se pot seta și remindere (sau memento-uri) astfel încât utilizatorului să-i fie reamintite anumite lucruri, periodic sau nu (ex: reminder pentru emiterea unei facturi, reminder pentru ședința săptămânală etc.).

Toate aceste optiuni maximizează productivitatea pentru că ajută la o mai bună organizare a programului profesional și personal. Ușurința cu care se pot seta întâlniri și crea calendare aduce și ea o economie de timp și facilitează interacțiunea mai rapidă și mai eficientă.

Google Docs

Google Docs este un serviciu similar Microsoft Word, adică un editor de text cu ajutorul căruia utilizatorii pot lucra colaborativ (mai mulți utilizatori lucrează simultan pe același document) direct din fereastra browserului. Documentele create cu Google Docs se pot găsi în contul de Google Drive.

În momentul logării în contul de Google Drive, utilizatorul poate crea foldere pe care să le partajeze (shareuiască) doar cu anumiți utilizatori și/sau documente Google Docs. Schimbările efectuate în documentele Google Docs de către utilizatori se vor salva automat, așadar fișierul online va rămâne permanent actualizat cu cele mai noi date introduse. În plus, utilizatorii vor avea permanent acces la un istoric al modificărilor și se vor putea întoarce, dacă este cazul, la versiuni anterioare ale documentului.

Comenzile posibile în Google Docs sunt variate și merg de la opțiuni de editare, la printare, salvare într-un anumit format și distribuire. În cazul distribuirii, utilizatorul care a creat documentul poate alege cu cine va partaja (cui va da share) conținutul și ce vor avea voie ceilalți utilizatori să facă odată ce primesc acest shared document – doar să vizualizeze conținutul sau să poată și edita în document. De asemenea, atunci când e vorba despre documente confidențiale, utilizatorul care creează documentul poate bifa opțiunea prin care să nu lase pe nimeni altcineva să dea mai departe informațiile din document, să garanteze accesul altor utilizatori sau schimbarea permisiunilor de editare. În plus, se pot seta restricții și pentru descărcare, printare și copiere.

Google Slides

Acest serviciu permite utilizatorilor să creeze prezentări (similar cu facilitățile oferite în PowerPoint) în regim online. La fel ca și în cazul documentelor Google Docs, aceste prezentări se pot accesa din browser, iar principalul avantaj este acela că serviciul va menține formatarea (tip de font, layout etc.) identică cu cea a prezentării originale, indiferent pe ce calculator și sistem de operare va fi deschisă.

Google Sheets

Google Sheets este un procesator de date similar Microsoft Excel și, la fel ca serviciile detaliate mai sus, permite crearea de documente în cloud. Această unealtă permite procesarea de procese de calcul, utilizarea de formule și crearea de grafice care ajută la administrarea datelor.

Google Forms

Serviciul permite utilizatorilor crearea de chestionare și formulare online (de înscriere, de feedback etc.). Accesul la serviciul Google Forms poate fi făcut direct din pagina web a contului Google Drive sau de pe forms.google.com.

Odată intrați în Google Forms, utilizatorii pot defini un titlu pentru formularul pe care vor să îl creeze și o descriere. După acest pas, poate începe adăugarea de întrebări în formular, iar utilizatorul poate defini tipul de întrebări – de la cele cu răspuns scurt sau răspuns de tip paragraf, la cele cu variantă multiplă de alegere (grilă) sau alte tipuri. Se poate seta inclusiv modul de bifare a răspunsului, fie că este vorba despre casete sau meniuri dropdow, sau personalizare prin culori.

Odată ce oamenii încep să răspundă chestionarului sau formularului, utilizatorul care l-a inițiat are la disponiție mai multe opțiuni. Răspunsurile pot fi descărcate și integrate cu alte programe (cum ar fi Google Sheets), pot fi trimise mai departe altora, aranjate sub formă de grafic etc. Astfel, datele devin ușor de interpretat și sunt afișate într-un mod prietenos cu utilizatorul.

Google Sites

O unealtă intuitivă care permite utilizatorilor să construiască site-uri simple, de bază. Chiar dacă nu sunt foarte complexe și nu permit o personalizare foarte, acestea pot servi ca site-uri de prezentare făcute rapid și ușor.

Cinci idei rapide despre G Suite

  1. Colaborați în Google Docs și, spre exemplu, puteți construi o cerere de grant în timp real, folosind comentarii și sugestii plasate pe marginea documentului
  2. Găzduiți un Hangout pentru a prezenta, de exemplu, un raport construit în Google Presentations.
  3. Renunțați la hârtie! Încercați să construiți un site de intranet cu ajutorul Google Sites pe care puteți pune toate documentele necesare (ex: adeverințe, formulare etc.)
  4. Înregistrați invitații la următorul eveniment cu ajutorul Google Forms, iar datele de contact le puteți păstra în Sheets.
  5. Creați un Calendar pentru, spre exemplu, voluntar și publicați-l pe site-ul organizației.

 

Mai multe resurse despre suita G Suite și aplicabilitățile ei pentru mediul ONG se pot găsi aici.

 

Înscrie-te în Programul TechSoup pentru a beneficia de G Suite for Nonprofits prin Google for Nonprofits.

MĂ ÎNSCRIU





Click pe imagini pentru vizualizare

Trainer

  • Google România

    Ana Sipciu

    Ana Sipciu este de 3 ani industry manager în echipa Google România, după 12 ani în care a acumulat experiență în toate zonele digitalului.