10 aplicatii de productivitate pentru ONG-­ul tau

Facem pentru tine inventarul celor mai utile aplicații de productivitate pentru ONG­-uri care te pot ajuta în managementul de proiecte, de documente sau al echipei tale. Ți le prezentăm doar pe cele pe care le­-am testat și noi și pe care merită să le încerci.

Urmărește webinarul pe canalul nostru de Youtube AICI

Productiv vs. ocupat

În ultima vreme, tendința de „ocupare” e din ce în ce mai mare (să fim ocupați timpul), iar discuția despre productivitate devine din ce în ce mai complexă pentru că productivitatea a căpătat un sens nou în prezent.

Productivitatea reprezintă raportul pe oră de muncă, pe resursă umană, de rezultate obținute în urma respectivei ore de muncă. Acest termen a fost propus de „Ford” în 1926 pentru lucrul la bandă, în fabrică, dar integrarea acestui concept în mediul ONG (sau în zona de business) e un subiect mai complex. Tipologia muncii în ONG-uri este alta decât cea la care se referea Ford și e dominată de flexibilitatea muncii și capacitatea de adaptare. La toate astea se adaugă și un anume grad de responsabilitate morală cu privire la munca efectuată și rezultatul ei (ONGiștii sunt văzuți, de obicei, ca cei „responsabili de salvarea lumii”).

Instrumentele de productivitate din business în mediul ONG

În general, e o tendință destul de mare de portare lipsită de rezerve a instrumentelor de productivitate din mediul business în mediul ONG. Există multe produse, instrumente și produse de software (mai ales) care și-au dovedit deja eficiența și eficacitatea în ceea ce privește rezultatele lor în lumea de business și atunci această experiență ar putea fi replicată (sau măcar încercat a fi replicată) în zona de ONG-uri.

Există aplicații de management de proiect (ex: Microsoft Project Management a devenit instrument aproape standard universal în ceea ce privește managementul de proiect) sau instrumente de tip CRM (produsele de mangement al relațiilor) care sunt folosite deja cu foarte mult succes în fidelizarea clienților și care pot fi cu foarte mare ușurință folosite pentru a administra mai bine munca voluntarilor sau pentru a crea relații mai bune și mai productive cu donatorii.

Aplicații generale vs. aplicații de nișă

Diferența dintre aplicațiile generale și cele de nișă aproape că nu există. De altfel, orice discuție despre productivitate și aplicații de productivitate ar să pornească de la aplicații generale pentru că:

  • În general, procesul de adopție a noilor tehnologii e foarte dificil, iar asta înseamnă că este de preferat ca tot ce înseamnă proces de adopție să fie extrem de bine etapizat – pornit de la lucruri pe care toată lumea le poate face;
  • Aplicațiile de nișă (sisteme de management de voluntari sau sisteme de management de proiect) sunt, de fapt, aceleași aplicații generale de costumer relationship management sau management de proiect care sunt bine cunoscute în lumea de business. Chiar dacă, în locul cuvântului „client” a fost pus cuvântul „donator”, principiile de funcționare sunt aceleași;
  • Majoritatea aplicațiilor care sunt marketate ca aplicații pentru ONG sunt, de fapt, gândite având în spate sistemul caritabil american sau sistemul american de profit și s-ar putea ca în multe cazuri să nu se potrivească cu ce se întâmplă în România;
  • Aplicațiile generale de productivitate care sunt deja folosite fie de clienți individuali, fie de zona de business, ar putea avea extrem de multă utilitate în zona de ONG-uri.

Productivitate în ONG-uri

Datorită specificului muncii în mediul ONG, e important ca aplicațiile de productivitate alese să atingă o serie de aspecte pentru a fi cu adevărat utile:

Prioritizare/Eficacitate – Aplicațiile ajută la prioritizarea lucrurilor importante pentru misiunea și beneficiarii organizației noastre și urmărirea celor mai scurți pași în direcția aceea.

  • Putem să discutăm despre productivitate în ONG în momentul în care aplicația respectivă sau instrumentul respectiv ne ajută să prioritizăm sau să facem lucrurile mai eficace.

Multi-tasking și organizațional – aplicațiile ajută ONG-ul să jongleze cu mai multe proiecte în același timp.

  • Facem din ce în ce mai multe proiecte în același timp (cu din ce în ce mai puțini oameni, uneori), deci presiunea pe organizație este din ce în ce mai mare și e foarte ușor să te pierzi în iureșul lucruri.

Flexibilitate – Aplicațiile ajută la crearea un sistem flexibil de muncă pentru echipa ONG-ului și angajații voluntari, adaptat tipului de muncă pe care îl face organizația.

  • Este necesar să creăm un sistem flexibil de muncă pentru angajații și voluntarii noștri, adaptat cumva tipului de muncă pe care o facem (care poate include numeroase deplasări, o mobilitate foarte mare într-un timp scurt).

Eficiență – Aplicațiile oferă mai multe rezultate cu resursele pe care le avem, adică putem face mai mult bine cu resurse limitate.

  • Să încerci să obții mai multe rezultate cu resursele pe care le ai la îndemână sau, mai nou, să faci din ce în ce mai mult bine cu resurse limitate, aproape face parte dintr-un soi de „Cele 10 porunci” ale organizațiilor neguvernamentale. Suntem extrem de buni la a face asta, dar uneori sunt lucruri extrem de simple care pot să facă diferența la acest capitol.

Aplicații de productivitate

Tipologia aplicațiilor de productivitate:

A) Productivitate individuală – task management – Dacă vreți să folosiți aplicațiile pentru uz individual;

B) Productivitate în echipă/pe proiecte – project management – Dacă a devenit o necesitate pentru echipă sau pentru proiect;

C) Productivitate organizațională – Soluții integrate de productivitate și/sau management de relații (e-mail, calendar, conferințe, chat, arhivare, colaborare pe documente, standardizare și automatizare).

A) Aplicațiile de productivitate individuală

Multe dintre aplicațiile de productivitate individuală sunt organizate ca liste (adaugi lucruri pe listă pe măsură ce îți aduci aminte). Problema cu listele (pe care, uneori, treci lucruri pe măsură ce îți amintești de ele) e că sunt foarte greu de administrat de la o zi la alta sau, uneori, de la o săptămână la alta. De aceea, necesită un grad de disciplină mai mare pentru a putea fi ținute la zi și a fi cu adevărat utile la nivel de productivitate.

Aplicațiile de productivitate individuală pot fi împărțite în trei categorii:

  1. Task management – notezi tot ce ai de făcut undeva ca să fie notate, iar sistemul îți va aminti când trebuie făcute, fără ca ele să te frustreze.

Todoist

  • E disponibilă pe toate sisteme de operare cu putință;
  • Cele mai multe dintre funcționalități sunt disponibile gratuit;
  • Funcționează prin adăugarea unui proiect. Proiectului i se pot asocia culori, importanță etc. Apoi se adaugă task-uri pentru care utilizatorii pot primi remindere la un anume moment. În același timp se poate stabili prioritatea pentru activitatea utilizatorului și a organizației;
  • Pe măsură ce sarcinile se bifează, există un sistem de motivație important numit „Karma Points”. E important pentru că după o perioadă nu-ți mai vine să actualizezi informațiile, iar acest Karma Points ajută;
  • Se sincronizează. Anumite tipuri de liste se pot shareui.

Wunderlist

  • Similar cu Todoist;
  • Gratuit, disponibil pe toate device-urile;
  • Permite introducerea de liste și proiecte nenumărate

Google Keep

  • Gratuit, permite introducerea de liste și proiecte nenumărate;
  • Sunt board-uri care pot fi umplute cu conținut. Util atunci când e nevoie să îți aduci aminte de lucruri pe care trebuie să le faci a doua zi sau pe care ți le amntești dintr-o dată;
  • Nu funcționează pe iOS;
  • Dezavantaje: organizarea cronologică și pe priorități; nu e foarte eficient, pe termen lung.
  1. Time management/Time tracking – e important mai ales în momentul în care faci ceva nou sau când ONG-ul e la început, pentru că nu știți exact cât timp vă să faceți anumite lucruri sau cât de multe lucruri puteți face într-o anumită perioadă de timp.

Toggl

  • Aplicație dezvoltată în Estonia, în varianta gratuită oferă destul de multe funcționalități;
  • Aplicația măsoară cât anume petreceți făcând un anume lucru, apoi face un timeline al zilei. E util dacă vă aflați într-un proiect nou în care nu știți foarte bine cât o să vă ia să faceți un anume task;
  • Funcționează atât manual (adică se pot adăuga task-uri manual) cât și automat (setați timpul timer-ului și timer-ul va începe să funcționeze automat);
  • E util mai ales atunci când aveți proiecte în care trebuie să completați time sheet-uri;
  • E folosit în special de freelanceri în activitățile lor și, ulterior, facturare. În versiune gratuită nu îi poți asocia și un preț timpului pe care îl petreci făcând anumite lucruri;
  • Se poate atribui o echipă pe anumite proiecte – destul de limitat, doar 5 oameni;
  • Dezavantaje – poate consuma mult timp la completare.
  1. Prioritizare și focus

Rescue time

  • Aplicație care ne ajută să vedem cât de mult stăm online și cât de mult facem pe calculator activități productive (folosind programe etc.);
  • Face rapoarte despre cât de mult ai petrecut făcând o anumită activitate de fapt, pe ziua respectivă. Reușește să „vadă” în browser cât de mult stați pe rețele de știri, rețele sociale etc.

De reținut

  • Todoist și Wunderlist sunt foarte asemănătoare și nu se poate face o diferență clară între cele două în termeni de productivitate;
  • Google Keep – pe sistemele Android funcționează bine, dar are dezavantajul organizării cronologice și pe priorități;
  • Toggl – bun pentru proiecte pe care vreți să le urmăriți puțin (ca timp) și pe tipologie de muncă. Merge și pe echipe. Pe de altă parte poate să consume mult timp la completare. Însă e un bun instrument de învățare la început;
  • Rescue time – evidențiază mai bine antiteza productiv vs. ocupat.
B) Productivitate în echipă/proiecte

Asana – (echipe medii)

  • Până la 15 utilizatori gratuit;
  • Merge și cu adrese de domeniu și cu adrese gratuite. Se adaugă adresele membrilor, iar ei primesc o invitație și pot începe să folosească aplicația;
  • Face un management al sarcinilor și al oamenilor care au de făcut respectivele sarcini și al progresului pe care îl ai pe respectivele proiecte. Nu va face, în același timp, calculul de resurse și costuri ca Microsoft Project Manager;
  • Funcționare – se creează un proiect, se stabilește dacă va fi shareuit cu echipa și cine sunt membrii echipei, se adaugă sarcini și se stabilește: cine e responsabil pentru ele, deadline alte detalii (subsarcini, fișiere etc.). Întreaga echipă poate primi update-uri despre diverse modificări pe proiect;
  • Dezavantaje: se bazează foarte mult pe disciplina oamenilor de a completa în sistem ce au făcut sau ce fac.

Trello – (echipe medii și nelimitate)

  • Gratuit nelimitat;
  • Sistem bazat pe board-uri și pe a urmări lucrurile pe măsură ce se întâmplă;
  • Mulți freelanceri îl folosesc;
  • Funcționare – Se creează un board și apoi patru liste separate cu ce e de făcut, ce se face astăzi etc. Se completează și se trimite către anumite persoane. Dacă se trimite respectiva sarcină către anumiți membrii, aceasta va apărea pe board-urile lor;
  • E ușor de folosit pentru ONG-uri, în special pentru cele care au o activitate în care inițiativele noi apar tot timpul.

Wedoist – (sisteme până la 3 oameni)

  • Todoist pentru echipe;
  • Permite desemnarea de responsabili pentru anumite lucruri și urmărește dacă acele lucruri sunt făcute;
  • Simplu și curat, gratuit pentru până la 3 oameni.
C) Productivitate organizațională

Productivitatea organizațională e partea cea mai importantă, deși nu e ușor de implementat. Productivitatea în ONG începe cu adresa de e-mail – dacă adresa de e-mail e aceeași pentru toți membrii organizației, pe domeniul organizației, sau nu. Trecerea de la adrese normale (de Gmail, Yahoo etc.) către adrese dedicate poate însemna o diferență foarte mare pentru că permite crearea unui sistem unificat și niște mici procese standardizate care economisesc timp.

Aplicații de productivitate organizațională:

Google Apps for Nonprofits

  • Pentru organizații mai mici, până la 30-40 oameni.

Microsoft Office 365 Nonprofit

  • Același sistem enterprise de Office 365 donat pentru ONG-uri;
  • Este un sistem mai complex și e de preferat să fie folosit de organizații care au peste 40-50 de angajați și în același timp au și niște nevoi mai serioase în ceea  ce privește arhivarea sau colaborarea pe documente.

Ambele vin la pachet cu faptul că asociația respectivă va avea acces, pe mail, și la sisteme de colaborare pe documente, sisteme de arhivare ale documentelor, posibilitatea de a crea un server de documente la care să aibă acces toată echipa, fără să se cheltuie bani pe infrastructură (deci totul va fi în sistem în cloud). Fiecare răspunde unor nevoi diferite și, în principiu, un ONG poate aplica oricând pentru oricare dintre ele, fără să fie nevoie să le pornească efectiv.

Aplicații de tip CRM (Customer Relationship Management):

Înscrie-te în Programul TechSoup pentru a beneficia gratuit de Google pentru organizații non-profit și Microsoft Office 365 Nonprofit.

MĂ ÎNSCRIU

Prezentarea completă și înregistrarea webinarului:

Trainer

  • Asociația Techsoup România

    Elena Coman

    Elena este cea mai “tech savvy” dintre toți membrii echipei Asociației Techsoup România. Este pasionată de tehnologie și știință și un profesor în adâncul sufletului.